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摆脱“电邮陷阱”掌控你的时间

来源：广州日报作者：发布时间：2007-09-12 阅读次数：

电子邮件是个好东西，可一旦它成千上万地塞满你的邮箱呢？

一位公司老总这样描述自己黄金周长假回来的场景：长假归来的第1天，打开电脑，赫然发现收件箱共有918封电子邮件，其中未读邮件205封。再看看今日的日程安排，共有5个会议，一直排到下午5时。所有这些邮件只能等到5时以后才能处理。忽然想起节前有一封电邮今天要马上回复，可翻遍收件箱和所有的文档，怎么也找不到这封邮件。同事已经在催我开会。相信这样的场景和感受，会获得很多人的共鸣。我们就是所谓的电邮族。

让我们算一笔账：

假设我们天天会收到50封、发出25封电邮左右(这大概是一个工作两年的人都会碰到的数量)，也就是说我们一天总共收发75封电邮，把它乘以240天——也就是全年的工作天数——结果是18000封邮件。

还有什么你一年会做18000次以上？恐怕只有呼吸吧!

天天处理75封邮件，要花150分钟左右，平均每封邮件两分钟。现在，把18000封邮件乘以每封邮件的两分钟，等于我们在每年处理邮件上花了36000分钟，再除以60，得出600小时，再除以天天的工作时间8小时，等于每年我们花75天来处理电子邮件，差不多是4个月里总共的工作天数！

想想那些潮人不断发给你的又长、又没用、又拐弯抹角的邮件吧，假如说我们花在电邮上的时间有至少三分之一没被充分利用，那么也就是说，在我们的职业生涯中，每年有一个月以上是被浪费掉的！

仓鼠们，是时候革命了！

让我们一项一项地来进行仓鼠革命，在11个月里改变被动的E-mail处理情况，变成信息集纳高手吧。让我们先从最简单、也是最轻易被忽略的技巧开始：减少邮件数量。

发的少就等于收的少——这个道理很简单，却总是被忽视。一般我们每收到5封E-mail，就有3封是需要回复的，这也就意味着，我们自己每发出5封E-mail，就会收到3封回复。我管这叫飞去来器效应。在接受我们调查的职业人士中，有73％的人认为他们的同事过多地使用了回复所有人功能，但只有13％的人承认自己过多地使用了回复所有人功能。这说明什么——批评别人比承担责任轻易。但你应该在点下发送键前，先问问自己在制造混乱中扮演了什么角色？问问你忙碌的收件人在工作中是否真的需要这封电邮，也就是必要否的问题。　

不必要的邮件发的最多

下面这些邮件都是不必要的，让人讨厌的邮件——也许偏偏是你最爱发的那种。

仅供参考(FYI)的邮件

很多人发送一些信息是因为他们猜测同事们可能某天会需要这些信息中的某一部分。但很多人忙起来就根本没时间阅读这类邮件。实际上，每一封发出的邮件都应该与一个特定的工作需求相关。

琐碎的感谢邮件

我们都想表现得礼貌一些，但是，琐碎的感谢邮件已经成了增加电邮数量的罪魁祸首之一。你是否也有这样的经历?你在着手处理一个重大项目，需要专心致志，结果，电邮提示叮地响了一声，打开一看，是有人感谢你给他发送了一份资料，你叹了口气，然后想不起刚才想到哪儿了。

多余的邮件

发生重大消息时我们都有传播的欲望，但很多时候，同样的信息会被许多同事反复转发。所以，在发送邮件之前，永远要先想一想，别人是否已经发过。

不完整的邮件

在无线通讯时代，很多拿掌上PDA的人都喜欢对一封来信发送好几封回复。比如说，有时候你很忙，就飞快地在PDA上写一行感谢的话，随手发出去。然后，等你回到办公室的电脑上，还会再写一封更长的回复发出去。这种不完整的邮件最让收件人心烦了，因为他们还得花时间把你的两封回信合在一起。

包含可搜索到的信息的邮件

过去，任何有用的信息我们都愿意告诉同事，这是可以理解的。但现在，随着信息技术的发展，很多信息都很轻易在网上找到，只要输入要害词搜索就行了。所以说，在发送这类信息之前，我会问问我自己：收件人会把这些信息储存下来吗?还是宁可自己下次上网去搜索?假如我认为他们会自己搜索，就不发这封邮件。（《职场》）